Iedereen in onze branche zou De Verbinders een keer moeten doorlopen

Op de werkvloer had hij al enkele positieve verhalen over De Verbinders gehoord. “Ik hoopte dat het ook ons zou helpen in de samenwerking en die verwachting is meer dan uitgekomen.

Onze deelname heeft het project Terra Nigra absoluut goed gedaan”, zo laat Stef Voermans, senior adviseur Bouwfysica & Duurzaamheid (en Technisch Manager) bij het Rijksvastgoedbedrijf terugkijkend weten.

Als Technisch Manager was Stef betrokken bij het project Terra Nigra, een grote verbouwing van een rijkskantoor in Maastricht, waarin onder andere de Belastingdienst en de FIOD zijn gevestigd. Het Rijksvastgoedbedrijf liet deze klus klaren door BAM Bouw en Techniek en aan deze opdracht werd een meerjarig onderhoudscontract gekoppeld.

Contractvorm

“Vanwege de geïntegreerde contractvorm UAV-GC is goede samenwerking tussen de betrokkenen essentieel”, vertelt Stef. “Deze contractvorm vraagt veel meer van de samenwerking dan bij een traditioneel UAV-contract. Wij stellen als opdrachtgever namelijk een vraagspecificatie vast, waarna de opdrachtnemer met een ontwerpoplossing komt. Daarbij is het essentieel dat je goed in gesprek blijft en vragen blijft stellen, anders kun je vervelende verrassingen krijgen.”

Samenstelling

In goed overleg met opdrachtnemer BAM regio Zuid, nam het gezamenlijke projectteam deel aan De Verbinders. Stef: “In ons projectteam zaten een projectleider en een contractmanager van BAM, een projectmanager installaties van Equans en namens het Rijksvastgoedbedrijf de contractmanager en ikzelf. Met ons team namen we gedurende een half jaar maandelijks deel aan een bijeenkomst.”

BEST

Stef: “Als doelstelling kregen we mee dat we ons project BEST moesten uitvoeren, dat staat voor Projecten binnen Budget opleveren, conform de afgesproken Eisen, met tevreden Stakeholders en binnen de voorgenomen Tijdsplanning. Daarvoor maakten we met ons team een zogenaamde verbeterturbo, die we ook moesten presenteren. Tijdens de sessies werd telkens een nieuw thema toegelicht, waarmee we dan onze verbeterturbo verder konden verdiepen.”

‘Het gaat om de vraag achter de vraag en om wederzijds begrip, vanuit de basisinstelling dat iedereen altijd probeert om het zo goed mogelijk te doen voor het project’

Gemeenschappelijk belang

De verschillende thema’s zoals ‘macht’, ‘systeemdenken’, ‘crisis’ en ‘dienend opdrachtgeverschap’ hadden een directe relatie met het project. Het overkoepelende thema is volgens Stef echter het samenwerken vanuit een gemeenschappelijk belang. “Dat laatste heb ik echt geleerd door De Verbinders. Het gaat daarbij om de vraag achter de vraag en om wederzijds begrip, vanuit de basisinstelling dat iedereen altijd probeert om het zo goed mogelijk te doen voor het project. Als dat namelijk je uitgangspunt is dan kun je heel makkelijk het gesprek aan gaan.”

Inzicht in elkaars belangen

Vaak wordt nog het tegenovergestelde gedacht, bijvoorbeeld dat een aannemer werkzaamheden verricht om zoveel mogelijk geld te verdienen. Stef: “Maar als een aannemer kan kiezen, dan wil die het liefste nul meerwerk en het afgesproken tijdsplan volgen. Dat moet je wel willen zien. Pas als je dat inzicht in elkaars belangen hebt en daar ook open met elkaar over kunt praten, kun je komen tot een gezamenlijk belang, en dat is altijd het project.”

Als sneeuw voor de zon

Een belangrijke uitdaging in het project Terra Nigra was dat de staat van het gebouw matig zichtbaar was. Stef: “De vooraf bepaalde uitgangspunten bleken niet te kloppen, waardoor er een groot verschil was tussen de ingeschatte situatie en de werkelijke situatie. Dat had in theorie tot problemen kunnen leiden, maar we hebben daar samen een mooi proces voor gemaakt.  Vervolgens verdwenen de 80 issues als sneeuw voor de zon! Vooraf dacht ik dat we daar gezeur over zouden krijgen, maar dat dit zo soepel is opgelost kwam echt grotendeels door De Verbinders.”  

‘De promotoren moeten het goede voorbeeld geven, zodat duidelijk is dat ook op dat escalatieniveau goed wordt samengewerkt’

Commitment

Een belangrijke randvoorwaarde voor een succesvol traject is, dat de deelnemers door de eigen organisatie worden gesteund. Stef: “Dat commitment is erg essentieel, want daardoor kun je als team in een veilige omgeving samenwerken. De promotoren moeten daarbij het goede voorbeeld geven, zodat duidelijk is dat ook op dat escalatieniveau goed wordt samengewerkt.”

Succesfactoren

Door het projectteam van Terra Nigra zijn de succesfactoren van het geslaagde project en van De Verbinders als volgt benoemd: leer elkaar kennen, ook informeel en biedt inzicht in elkaars belangen om van daaruit tot het gezamenlijke belang te komen. Stef: “Deze aanpak betaalt zich altijd uit. Eigenlijk zou daarom iedereen in onze branche De Verbinders een keer moeten doorlopen. Je leert een andere manier van denken en van werken, die je daarna in ieder project kunt toepassen.”